Managementul timpului
Trebuie să răspundem la sarcini urgente. Acestea necesită o atenție imediată: colegii ne sună, clienții ne trimit e-mailuri. Este vorba de ședințe de criză, de opriri ale producției, de întâlniri pe termen scurt sau de absențe ale personalului.
Sarcinile care sunt urgente și importante se află în cadranul necesității.
Ele trebuie să fie făcute imediat. Nerespectarea lor ar avea consecințe imediate.
Sarcinile care nu sunt urgente, dar importante, sunt enumerate în cadranul calității.
Acestea sunt sarcini conceptuale, cum ar fi planificarea, gestionarea riscurilor, gestionarea părților interesate sau comunicarea.
În cea mai mare parte, acestea nu sunt activități care sunt solicitate în mod activ.
Mult mai mult trebuie să acționăm în mod activ asupra acestor sarcini. Dacă în
cazul în care cadranul calității este neglijat în activitatea de proiect, consecința este previzibilă:
Tot mai multe probleme operaționale sunt aruncate în cadranul necesității.
O planificare neglijentă duce la neatingerea etapelor de referință, la riscuri inadecvate.
Gestionare neadecvată a riscurilor generează costuri suplimentare masive,
sau gestionarea inadecvată a părților interesate duce la rezistență sau conflicte.
Managementul duce la rezistență sau conflicte cu părțile interesate.
Cu toții putem câștiga timp în cadranele de înșelăciune și pierdere de timp:
În înșelăciune, credem că ne ocupăm de sarcini importante. Dar acestea nu sunt în raport cu obiectivele noastre. De exemplu, atunci când participăm la ședințe pur și simplu din obișnuință ședințe al căror subiect nu este în prezent una dintre prioritățile noastre.
Sau când pur și simplu ne lăsăm distrași de știrile de pe smartphone și de pe internet sau de știrile din mass-media.
Sursa: 1. Jürg Kuster, Christian Bachmann, Eugen Huber, Mike Hubmann, Robert Lippmann, Emil Schneider, Patrick Schneider, Urs Witschi, Roger Wüst: Handbuch Projektmanagement Agil – Klassisch – Hybrid 4.Auflage, Springer Gabler, 2019, ISBN: 9783662578773. 2. Jürg Kuster, Christian Bachmann, Mike Hubmann, Robert Lippmann, Patrick Schneider: Project Management Handbook Agile – Traditional – Hybrid Second Edition, Springer, 2023, ISBN: 9783662662106.
